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Umgang mit webbasierten sozialen Medien (Social Media)
Bek. d. MI v. 18. 10. 2012 - 42.02840/1100-0003
(Nds.MBl. Nr.39/2012 S.885)
Der folgende Leitfaden (Anlage) wurde vom MI erstellt und am 4.9.2012 vom Niedersächsischen IT-Planungsrat zustimmend zur Kenntnis genommen. Er ist somit eine abgestimmte Empfehlung der Ministerien und der StK zum Umgang mit webbasierten sozialen Medien und ist in diesem Sinne von der Landesverwaltung zu berücksichtigen.
Anlaqe
Behörden-Leitfaden:
Umgang mit webbasierten sozialen Medien (Social Media)
5. 09. 2012 Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport
Inhalt: | |
1. | Zusammenfassung |
2. | Einleitung |
3. | Chancen: Wie kann die öffentliche Verwaltung Social-Media-Angebote nutzen? |
4. | Risiken: Gefahren und deren Auswirkungen bei der Nutzung von Social Media |
5. | Rechtliche Regelungen |
5.1 | Datenschutzrechtliche Regelungen |
5.2 | Pflichten für Diensteanbieter von Telemedien |
5.3 | Personalvertretungsgesetz |
5.4 | Dienstrecht |
5.5 | Urheberrechtliche und wettbewerbsrechtliche Regelungen |
6. | Organisatorische Regelungen |
7. | Verhaltensregeln für Social Media |
7.1 | Verhaltensregeln für die Nutzung von Social Media durch Bedienstete |
7.2 | Verhaltensregeln für die Behördenauftritte in Social Media |
Anhang 1: Web 2.0 - Ausprägungen | |
Anhang 2: Bekanntmachung Veröffentlichung von Beschäftigtendaten im Internet | |
Anhang 3: Behörden-Leitfaden für Bedienstete: | |
Verhaltensregeln für die Nutzung von Social Media durch Bedienstete | |
Verhaltensregeln für die Behördenauftritte in Social Media |
Im Internet gibt es eine große Anzahl verschiedener Social-Media-Ausprägungen. Typische Ausprägungen sind soziale Netzwerke, Wikis, Blogs, Foren oder Newsgroups. Zur Zeit der Erstellung dieses Leitfadens sind z.B. das soziale Netzwerk Facebook, der Mikroblogging-Dienst Twitter und das Wiki Wikipedia besonders häufig frequentierte Social-Media-Angebote. Die Nutzung von Social Media bietet für die öffentliche Verwaltung interessante Chancen zur Verbesserung der Arbeitserledigung. Sie birgt aber auch zahlreiche Risiken. Dieser Leitfaden geht auf alle drei Dimensionen - Chancen, Risiken und Rechtsrahmen - ein, Schwerpunkt des Leitfadens ist jedoch, auf Gefahren und rechtliche Regelungen hinzuweisen und Maßnahmen zur Abwehr dieser Gefahren und zur Vermeidung von Rechtsverstößen zu beschreiben um so das Risiko bei der Nutzung von Social Media in der öffentlichen Verwaltung zu minimieren.
Der Leitfaden richtet sich an die Behördenleitungen bzw. die Stellen, die über die Einrichtung bzw. Nutzung von Social Media entscheiden. Er soll aber auch den Beschäftigten des Landes Niedersachsen grundlegende Informationen für die Nutzung von Social Media geben. Der Leitfaden versucht so allgemein zu bleiben, dass die meisten Social-Media-Ausprägungen berücksichtigt werden.
Kapitel 3 des Leitfadens gibt einen Überblick über die Chancen, die Social Media bieten. Kapitel 4, 5 und 6 führen die Risiken auf und beschreiben wichtige rechtliche und organisatorische Regelungen. Kapitel 7 führt auf, welche Verhaltensregeln eingehalten werden sollen. Dabei beschreibt Kapitel 7.1 Regeln bei der Nutzung von Social Media und Kapitel 7.2 Regeln für Behördenauftritte in Social Media.
Im Anhang 1 des Leitfadens werden die unterschiedliche Web 2.0 - Ausprägungen kurz erläutert. Anhang 2 enthält die Bekanntmachung Veröffentlichung von Beschäftigtendaten im Internet vom 23.01.2012. Anhang 3 listet in einem Behörden-Leitfaden für Bedienstete die in Kapitel 7 aufgeführten Verhaltensregeln so auf, dass diese als Kurzfassung des Leitfadens weitergegeben werden können.
Nach der Verbreitung des World Wide Web Ende der 90er Jahre hat sich im Internet durch die Etablierung von Web 2.0 eine weitere tiefgreifende Fortentwicklung vollzogen. Web 2.0 ist ein vergleichsweise unbestimmter Sammelbegriff für neue webbasierte Dienste und Angebote sowie für ein neues Nutzerverhalten. Kern der Entwicklung ist eine grundlegende Erweiterung hin zu mehr Interaktion und Zusammenarbeit der Internetnutzerinnen und nutzer, sowohl im privaten wie im beruflichen Bereich. Dabei beschränkt sich der Austausch nicht allein auf sachliche Informationen, vielmehr werden auch Profile, Emotionen, Meinungen, Eindrücke, Erfahrungen und Ideen übermittelt. Wesentlicher Gesichtspunkt und Unterschied zum Web 1.0 ist dabei eine stärkere Fokussierung am Dialog mit oder zwischen den Nutzerinnen und Nutzern. Diese Dienste und Angebote werden auch unter dem Begriff soziale Medien (Social Media) zusammengefasst.
Es gibt eine große Anzahl verschiedener SocialMedia-Ausprägungen im Netz. Zu den einzelnen Ausprägungen gibt es verschiedene Angebote. Nicht immer ist die Bewertung einfach, ob eine Ausprägung überhaupt zu den Social Media gehört. Auch entwickeln sich die Ausprägungen und Angebote ständig fort und werden durch neue ergänzt. Typische Ausprägungen sind soziale Netzwerke, Wikis, Blogs, Foren oder Newsgroups. Zur Zeit der Erstellung dieses Leitfadens sind z.B. das soziale Netzwerk Facebook, der Mikroblogging-Dienst Twitter und das Wiki Wikipedia besonders häufig frequentierte Social-Media-Angebote. Ein Überblick über Social-Media-Ausprägungen und -Angebote sind in Anhang 1 aufgeführt.
Die Nutzung von Social Media bietet für die öffentliche Verwaltung interessante Chancen zur Verbesserung der Arbeitserledigung. Eine wachsende Anzahl von Behörden, sowohl in Kommunal- als auch in Landesverwaltungen nutzt diese zusätzlich zur vorhandenen Internetrepräsentanz. Sie birgt aber auch zahlreiche Risiken. Dieser Leitfaden geht auf alle drei Dimensionen Chancen, Risiken und Rechtsrahmen - ein, Schwerpunkt des Leitfadens ist jedoch, auf Gefahren und rechtliche Regelungen hinzuweisen und Maßnahmen zur Abwehr dieser Gefahren und zur Vermeidung von Rechtsverstößen zu beschreiben - um so das Risiko bei der Nutzung von Social Media in der öffentlichen Verwaltung zu minimieren.
Der Leitfaden richtet sich an die Behördenleitungen bzw. die Stellen, die über die Einrichtung bzw. Nutzung von Social Media entscheiden. Er soll aber auch den Beschäftigten des Landes Niedersachsen grundlegende Informationen für die Nutzung von Social Media geben. Für diese ist in Anhang 3 auch eine Kurzfassung des Leitfadens beigefügt, die lediglich die Verhaltensregeln beim Umgang mit Social Media aufführt.
Der Leitfaden versucht so allgemein zu bleiben, dass die meisten Social-Media-Ausprägungen berücksichtigt werden. Betrachtet werden in erster Linie Angebote im Internet. Grundsätzlich werden aber auch Intranet-Angebote mit einbezogen.
Der Leitfaden wurde vom Niedersächsischen Ministerium für Inneres und Sport erstellt und am 4.09.2012 vom Niedersächsischen IT-Planungsrat zustimmend zur Kenntnis genommen. Er ist somit eine abgestimmte Empfehlung der Niedersächsischen Ressorts zum Umgang mit webbasierten sozialen Medien und ist in diesem Sinne von der Landesverwaltung zu berücksichtigen.
3. Chancen: Wie kann die öffentliche Verwaltung Social-Media-Angebote nutzen?
Neben dem Angebot von Informationen bietet die Internet-Technik verschiedene Möglichkeiten, dass beliebige Nutzerinnen und Nutzer Daten über das Internet bereitstellen. Die verschiedenen Social-Media-Ausprägungen nutzen diese Möglichkeiten auf vielfältige Weise. Die so entstandenen Angebote zeichnen sich meist dadurch aus, dass sie einfach nutzbar und kostenlos1 sind. Sie sprechen oft besondere Zielgruppen an. U.a. durch diese Eigenschaften haben sich viele Angebote zu Trendmedien entwickelt. Besonders für viele Jugendliche und junge Erwachsene sind diese Medien zur entscheidenden Informationsquelle und zur zentralen Kommunikationsplattform geworden.
Die öffentliche Verwaltung `kann die Social-Media-Angebote für ihre Aufgabenerfüllung auf vielfältige Weise nutzen. Sie muss sich teilweise sogar darauf einstellen, dass die Social-Media-Nutzung und -Präsenz von ihr erwartet wird. Repräsentanzen bis hin zu Fanseiten werden tatsächlich bereits von Hochschulen, Landesregierungen, der Polizei und anderen bereitgestellt.
Prinzipiell bieten sich für die öffentliche Verwaltung die nachfolgenden Einsatzgebiete besonders an, wobei stets die im Anschluss erläuterten Risiken zu beachten sind:
Passive Informationsbeschaffunq
Social Media sind zunächst eine neue, wichtige Quelle für die Recherche nach Informationen für die Aufgabenerledigung der Verwaltung - also für das Wissensmanagement. Z.B. hat die als Wiki betriebene Online-Enzyklopädie Wikipedia eine wichtige Rolle bei der ersten Informationsbeschaffung eingenommen. Zahlreiche Foren liefern auch der Verwaltung wichtige Informationen. Die Medien zur Informationsbeschaffung können oft ohne eine Anmeldung bzw. Identifizierung oder eine eigene Präsenz im Internet genutzt werden. Im einfachsten Fall werden die relevanten Informationen als Treffer über eine Internet-Suchmaschine angezeigt.
Beteiligte in der Verwaltung: Bedienstete mit Internet-Zugang
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
In der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist es wichtig, dass Informationen schnell, gut aufbereitet und authentisch den gewünschten Adressatenkreis erreichen und von diesem möglichst umfassend wahrgenommen werden. Social-Media-Angebote erlauben es meist, Informationen vergleichsweise einfach und kostengünstig im geeigneten Format2 ins Netz zu stellen. Durch die Wahl des Mediums lässt sich steuern, welcher Adressatenkreis die Informationen in erster Linie wahrnimmt. Darüber hinaus ermöglichen die sozialen Medien häufig, dass Angebote kommentiert und weitergeleitet werden. Dies ermöglicht eine effektive Verbreitung von Informationen und eine Rückkopplung, welche Informationen besonderes Interesse finden. Durch Funktionen wie beispielsweise Teilen, Gefällt mir und Freunde können die Bürgerinnen und Bürger eine Rückmeldung geben oder für eine gezielte Weiterverbreitung an die eigenen sozialen Verknüpfungen sorgen.
Beteiligte in der Verwaltung: Pressestelle, Behördenleitung, Fachbereiche
Bürqerkommunikation
Geeignete Social-Media-Angebote können für die direkte Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, etwa zur Beantwortung von Bürgeranfragen oder für das Beschwerdemanagement eingesetzt werden. Solche Angebote können dazu beitragen, Bürgernähe zu zeigen und z.B. die Akzeptanz von neuen Vorhaben zu verbessern. Sie können den Aufwand für schriftliche Informations- oder Beteiligungsverfahren deutlich reduzieren. Für ein Open Government ließen sich neue Plattformen erstellen, die gleichzeitig Werbeeffekte, Transparenz, Netzwerkbildung und auch sonst Möglichkeiten eines Dialogs ohne formelle Hürden begünstigen.
Beteiligte in der Verwaltung: u.a. Bürgerbüro, Service-Center
Aktive Informationsbeschaffung
Social-Media-Angebote eignen sich im besonderen Maße für eine direkte Aufforderung zur Information, soweit dies rechtlich zulässig ist. Fragen lassen sich leicht erstellen und verteilen. Nutzerinnen und Nutzer können vergleichsweise einfach antworten.
Beteiligte in der Verwaltung: Bestimmte Fachbereiche
Fachlicher Diskurs
Social Media bieten fachlichen Experten in der Verwaltung die Möglichkeit, mit anderen Fachleuten oder Interessierten Wissen und Meinungen direkt auszutauschen. Dies ergänzt den traditionellen Informations- und Meinungsaustausch über Fachartikel, Vorträge oder Podiumsdiskussionen. Von Vorteil ist, dass die Fachleute örtlich unabhängig, jederzeit und mit wenig Aufwand an diesem fachlichen Diskurs teilnehmen können. Im Idealfall können auf diese Weise Ergebnisse erzielt werden, die ansonsten gar nicht oder nur mit hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand erzielt werden könnten (im Sinne von crowd sourcing3).
Beteiligte in der Verwaltung: Experten der Verwaltung
Kommunikation im Intranet
Die aufgeführten Möglichkeiten der Social-Media-Nutzung können auch in internen Arbeitsprozessen genutzt werden, insbesondere in größeren Verwaltungen. Auch in einem Intranet können z.B. Foren oder Wikis betrieben oder in neuen Formen offene Kommunikation erprobt werden. Durch die Begrenzung der Zugriffsberechtigung auf die Verwaltung kann hier prinzipiell - unter Beachtung der datenschutzrechtlichen und der geheimschutzrelevanten Einschränkungen - offener kommuniziert werden, was für das Wissensmanagement von großem Vorteil sein kann. Voraussetzung hierfür sind natürlich ein entsprechendes Intranet-Angebot und die Bereitschaft der Bediensteten dieses zu nutzen.
Beteiligte in der Verwaltung: Praktisch alle Bediensteten
4. Risiken: Gefahren und deren Auswirkungen bei der Nutzung von Social Media
Mit der Nutzung von Social Media sind nicht nur Chancen, sondern auch Risiken verbunden. Dies gilt in besonderem Maß für die öffentliche Verwaltung. Wenn sich Bedienstete einer Behörde in Social-Media-Angeboten äußern, sei es als Nutzer oder Nutzerin mit Bezug zu einer Behörde oder als Autoren einer Behördeninformation, so muss davon ausgegangen werden, dass diese grundsätzlich als öffentliche Äußerungen der Behörde wahrgenommen werden. Unbedachte bzw. falsche Äußerungen können nicht nur ein negatives Presseecho zur Folge haben, sondern auch Personen schädigen, die gemäß diesen Äußerungen handeln. Unter Umständen sind hiermit Schadensersatzforderungen verbunden. Unbedachte Äußerungen können auch dazu führen, dass kriminelle Handlungen erleichtert bzw. angeregt werden.
Außerdem können öffentliche Äußerungen gegen gesetzliche Regelungen verstoßen, etwa gegen Datenschutzregelungen, wettbewerbsrechtliche Regelungen, gegen das Dienstrecht oder das Telemediengesetz (siehe Kapitel 5). Allen Landesbediensteten muss klar sein: Das Internet ist kein geschützter Raum, auch in vermeintlich abgegrenzten Nutzergruppen existiert mindestens eine Zugriffsmöglichkeit des Providers auf sämtliche dort bereitgestellten Daten. Ein Austausch über berufliche Zusammenhänge in internetgestützten Foren kann eine Verletzung von Betriebs- bzw. Amtsgeheimnissen darstellen und dienst- oder sogar strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.
Rechtlich unbestritten ist die datenschutzrechtliche Verantwortung des Fanpage-Betreibers für die von ihm selbst auf der Seite veröffentlichten Informationen. Die Zulässigkeit der Veröffentlichung dieser Angaben bemisst sich nach den bereichsspezifischen Vorgaben, z.B. spezialgesetzliche Regelungen einschließlich dort geregelter Datenschutzbestimmungen, etwa im Gefahrenabwehrrecht, im Strafprozessrecht, im Umweltrecht, im Sozialrecht oder im Schulrecht.
Gleichzeitig ist zu beachten, dass sich die Anbieter von Social-Media-Plattformen in den Nutzungsbedingungen in der Regel die Rechte zur Verwendung der in Accounts und Fanpages eingestellten Daten einräumen lassen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht handelt es sich daher bei einer solchen Veröffentlichung von Daten um eine Datenübermittlung. Hierfür fehlt es in den meisten Fällen an einer Rechtsgrundlage. Dies gilt insbesondere für Plattformbetreiber mit Sitz außerhalb der EU. Daher ist von der Veröffentlichung personenbezogener Daten in sozialen Medien abzusehen.
Auch die Veröffentlichung von anderen Informationen im Internet birgt besondere Risiken, weil das Internet mit speziellen Eigenschaften verbunden ist:
Von besonderer Bedeutung sind Datenschutzrisiken in sozialen Netzwerken, denn Ziel mancher sozialer Netzwerke ist es, eine maximale Unterstützung bei der Knüpfung sozialer Kontakte zu erreichen, bei kommerziellem Geschäftsmodell zudem mit dem Ziel großer Reichweite für die erfolgreiche Generierung von Werbeeinnahmen. Dies führt bewusst gesteuert zu einer möglichst umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten. Betroffene können sich dem nur mit erheblichem Aufwand durch Ausdifferenzierung in den Kontoeinstellungen entziehen. Sofern dort die Einstelloptionen nicht als Opt-in-Lösungen konzipiert sind oder deren Differenzierung nicht weitreichend genug ist, ist das Instrumentarium für den Selbstdatenschutz der Nutzer praktisch wirkungslos.
Auch wenn keine Daten eingestellt, sondern nur genutzt werden, können die besonderen Eigenschaften des Internets besonders im Bereich der Social Media - zu hohen Risiken führen:
Bei der Nutzung von Social Media, insbesondere bei der Veröffentlichung von Informationen, sind die einschlägigen gesetzlichen Regelungen zu beachten. Im Folgenden wird ein Überblick über die wichtigsten Regelungen gegeben.
5.1. Datenschutzrechtliche Regelungen
Bereitstellung von personenbezogenen Daten
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Behörden und sonstige öffentliche Stellen Niedersachsens sind das Niedersächsische Datenschutzgesetz (NDSG) und weitere spezialgesetzliche Regelungen zu beachten (§ 2 NDSG). Diese Regelungen wirken sich natürlich auch auf die Social-Media-Nutzung aus. In diesem Zusammenhang ist besonders auf folgende Auszüge aus dem NDSG hinzuweisen:
Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten in Social-Media-Angeboten der Verwaltung, auf die Personen außerhalb der Verwaltung zugreifen können, ist als Übermittlung, in besonderen Fällen auch als automatisiertes Abrufverfahren, anzusehen. In der Regel sind die Inhalte von Social-Media-Angeboten weltweit verfügbar. Es erfolgt also auch eine Übermittlung ins außereuropäische Ausland, was die Zulässigkeit weiter einschränkt (§ 14 NDSG). Das NDSG erlaubt es somit der Verwaltung nur in Ausnahmefällen, personenbezogene Daten in Social-Media-Angeboten bereitzustellen.
Da viele Social-Media-Angebote nicht auf Servern in Deutschland bzw. im europäischen Wirtschaftsraum angeboten werden, stellt sich oft die Frage, welche Datenschutzregelungen die Anbieter einzuhalten haben. Die deutschen Datenschutzbehörden gehen davon aus, dass auch ausländische Unternehmen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), landesrechtliche oder bereichsspezifische Regelungen zu beachten haben, wenn sie ihre Angebote in Deutschland bereitstellen.
Bei außereuropäischen Unternehmen, die Social-Media-Plattformen global und damit auch in Niedersachsen als Telemediendiensteanbieter zur Verfügung stellen, besteht mindestens die Gefahr, dass diese nicht die deutschen oder vergleichbare europäische Datenschutzregelungen einhalten. Nach Auffassung der deutschen Datenschutzbehörden ist dies trotz des Unternehmenssitzes außerhalb Europas gleichwohl erforderlich, da der Grundrechtsschutz hierzulande unterlaufen werden würde. Allerdings ist die Durchsetzbarkeit individueller und höchstpersönlicher Rechte hier des Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung in der Ausgestaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen praktisch sehr stark behindert. Den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden in Deutschland stehen nur begrenzte Kontroll- und Sanktionsmöglichkeiten gegenüber den globalen Unternehmen zur Verfügung.
Veröffentlichung von Beschäftigtendaten im Internet
Auch für die Bereitstellung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten in Social Media gelten die oben beschriebenen Regelungen. Nähere Einzelheiten hierzu ergeben sich aus der Bekanntmachung des Nds. Ministeriums für Inneres und Sport, der Nds. Staatskanzlei und der übrigen Ministerien vom 23.01.2012 (siehe Anhang 2). Danach dürfen Daten von Personen, deren Tätigkeit nach außen wirkt oder die eingewilligt haben, im Internet veröffentlicht werden. Darüber hinaus ist die Veröffentlichung im Einzelfall möglich, wenn dies aus dienstlichen Gründen erforderlich ist. Betroffene können wegen überwiegender schutzwürdiger Belange der Veröffentlichung widersprechen.
Datenschutzaspekte bei Angeboten ohne personenbezogene Inhaltsdaten
Auch wenn in den Social-Media-Angeboten der Verwaltung keine personenbezogenen Inhaltsdaten eingestellt werden, können Datenschutzregelungen von Bedeutung sein. Die besonderen Social-Media-Kommunikationsformen führen nämlich dazu, dass Nutzerinnen und Nutzer bewusst und unbewusst Daten bereitstellen, die auf ihre Person bezogen werden können. Dies beginnt mit der Übermittlung von IP-Adressen, die allerdings nur unter bestimmten Rahmenbedingungen6 einer Person zugeordnet werden können. Außerdem erfolgt durch Social-Media-Angebote häufig ein Zugriff auf Cookies, die auf dem Rechner der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert sind. Bei der Nutzung von Suchmaschinen kann der Suchbegriff ausgewertet werden. Es hängt von der Social Media - Ausprägung ab, ob in diesen Fällen Daten ausschließlich an den Social Media - Anbieter übermittelt werden oder auch an die Behörde, die einen Behördenauftritt eingestellt hat. Falls eine Behörde zweites vorsieht, ist von ihr die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, insbesondere das Vorhandensein einer Rechtsgrundlage, zu prüfen und ggf. die Nutzung der übermittelten Daten in der Behörde rechtskonform zu gestalten. So richtet sich die Zulässigkeit der Verarbeitung von IP-Adressen nach dem Telemediengesetz.
5.2. Pflichten für Diensteanbieter von Telemedien
Telemedien sind nach § 1 Abs. 1 Telemediengesetz (TMG) alle elektronischen Informations- und Kommunikationsdienste, die weder Rundfunk noch reine Telekommunikationsdienste oder telekommunikationsgestützte Dienste sind. Hierzu gehören nach Auffassung des Landesbeauftragten für den Datenschutz auch Online-Dienste wie www-Angebote. Diensteanbieter von Telemedien müssen u.a. beachten7:
5.3. Personalvertretungsgesetz
Die Einbindung von Social-Media-Angeboten in die Arbeitsabläufe der Verwaltung kann zu einer Mitbestimmungspflicht nach § 67 des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes (NPersVG) führen. Der Personalrat bestimmt u.a. bei folgenden Maßnahmen mit:
Das Mitbestimmungsverfahren ist in § 68ff NPersVG geregelt und ggf. Voraussetzung für die Einbindung von Social Media in die Arbeitsabläufe.
Bei der dienstlichen Nutzung von Social-Media-Angeboten sind beamten- und arbeitsrechtliche Vorschriften (z.B. NBG, BeamtStG, TV-L) zu beachten.
Hervorzuheben sind hierbei insbesondere:
Wichtig ist, dass diese Vorschriften zum Teil auch bei der privaten Nutzung von Social-Media-Angeboten zu berücksichtigen sind.
5.5. Urheberrechtliche und wettbewerbsrechtliche Regelungen
Bei der Veröffentlichung von Daten können Urheberrechte, Titelschutzrechte, Marken-, Kennzeichen- oder sonstigen Namensrechte verletzt werden. Dies kann bei Behördenauftritten in Social Media von erheblicher Bedeutung sein. Fotografien sind urheberrechtlich geschützt (§ 72 UrhG). Z.B. ist vor der Einstellung von Fotos von Bediensteten deren schriftliche Einwilligung einzuholen (siehe Anhang 2). Auch Dokumente oder Computerprogramme aus dem Internet sind urheberrechtlich geschützt. Ebenso können bei der Veröffentlichung von neuen Begriffen (z.B. für ein Projekt), Icons oder Logos leicht Rechte verletzt werden. Die Social-Media-Nutzung darf nicht zur Verletzung dieser Rechte führen. Ggf. ist Zurückhaltung geboten.
6. Organisatorische Regelungen
Neben den rechtlichen Regelungen müssen auch organisatorische Regelungen wie Dienstanweisungen bei der Nutzung von Social Media beachtet werden. Von Bedeutung ist z.B. die Rahmendienstanweisung für die Nutzung des vom (damaligen) IZN betriebenen Internetzugangs der Landesverwaltung. In ihr ist u.a. Folgendes geregelt:
7. Verhaltensregeln für Social Media
Aus den geschilderten Risiken und den aufgeführten rechtlichen und organisatorischen Regelungen ergibt sich, dass die Nutzung von Social Media durch die Verwaltung nur unter Beachtung der folgenden Verhaltensregelungen erfolgen soll. Dabei wird unterschieden zwischen Regeln für die Nutzung von Angeboten durch Bedienstete und der Bereitstellung von Behördenauftritten in Social-Media-Angeboten.
7.1. Verhaltensregeln für die Nutzung von Social Media durch Bedienstete
7.2. Verhaltensregeln für die Behördenauftritte in Social Media
- | Telemediengesetz (TMG), z.B. Impressumspflicht |
- | Urheberrechtliche und wettbewerbsrechtliche Regelungen |
- | Dienstrechtliche Regelungen |
- | Personalvertretungsgesetz |
Genauere Informationen hierzu sind in Kapitel 5 aufgeführt.
- | Manipulationen müssen verhindert werden. Z.B. muss sichergestellt sein, dass auf Präsentationen der Behörde keine Unbefugten schreibend zugreifen können. |
- | Der Social-Media-Dienst muss dauerhaft zur Verfügung stehen. |
- | Es muss weiterhin eine vollständige, transparente Aktenführung gewährleistet sein10. |
- | Die für geschlossene Benutzergruppen bereitgestellten Daten dürfen nur Befugten zugänglich sein. |
- | Die Unterstützung durch den Social-Media-Dienst sollte durch eine andere Unterstützung ersetzbar sein. |
- | Kontaktdaten der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle. |
- | Zweck und Umfang der Datenverarbeitung und Verbleib der personenbezogenen Daten. |
- | Eingaben, die nicht veröffentlicht werden, möglichst per SSL-Verschlüsselung (https) versenden, um unbefugtes Mitlesen zu verhindern. |
_____________
Herausgeber:
Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport, Lavesallee
6, 30165 Hannover
Internet: www.mi.niedersachsen.de
Quellen:
Anhang 1: Web 2.0 - Ausprägungen
Im Folgenden sind typische Web 2.0-Ausprägungen aufgelistet und kurz erläutert. Die Liste ist nicht abschließend.
Soziale Netzwerke
Stellen soziale Beziehungen im Internet dar. Sie ermöglichen es
Nutzerinnen und Nutzern ein Profil zu erstellen und Kontakte zu verwalten.
Meist können sich die Mitglieder in Gruppen oder Communities untereinander
austauschen.
Beispiele: Facebook14, myspace, Xing
Wikis:
Eine Ansammlung von Webseiten, die von Benutzerinnen und Benutzern frei erstellt und überarbeitet werden können.
Weblogs (Blogs):
Werden oftmals als Tagebuch im Internet bezeichnet. Ein festgelegter Autorenkreis verfasst Einträge, die in chronologisch umgekehrter Reihenfolge aufgelistet werden. Der Leser oder die Leserin kann Kommentare zu den Einträgen verfassen.
Mikrobloggings:
Blogs, bei der die Benutzer kurze, SMS-ähnliche Textnachrichten
veröffentlichen können.
Beispiel: Twitter
Foren:
Virtueller Platz zum Austausch und Archivierung von Gedanken, Meinungen und Erfahrungen. Die Kommunikation findet dabei asynchron, das heißt nicht in Echtzeit, statt.
Newsgroups:
Virtuelle Internetforen, in denen zu einem umgrenzten Themenbereich Textbeiträge ausgetauscht werden. Veröffentlicht ein Benutzer oder eine Benutzerin einen Artikel in einer Newsgroup, so wird dieser an einen Newsserver gesendet. Dieser kann den Artikel dann seinen Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung stellen und an andere Server weiterleiten, die ihn wiederum ihren Benutzenden zur Verfügung stellen.
Podcasts:
Bezeichnet eine Veröffentlichungsform von Audio- und Videodateien im Internet. Sie können mit einfachen Mitteln eingestellt und mithilfe von Feedreadern bzw. Podcatchern von überall abgerufen werden.
Media-Sharing-Plattformen:
Interessierten Benutzerinnen und Benutzern bieten die Plattformen die
Möglichkeit ein Profil anzulegen, Mediendaten wie Fotos, Audiodateien und
Videos zu speichern und Inhalte anderer Nutzer zu konsumieren sowie zu
bewerten.
Beispiel: youtube, flickr
Document-/Content-Plattformen:
Plattformen, auf die Nutzer oder Nutzerinnen beliebige Daten hochladen
können und so als Speicherbereich im Internet mit anderen Nutzern zusammen
verwenden können.
Beispiel: GoogleDocs
Virtuelle Welten:
Online-Angebote, in denen Nutzer oder Nutzerinnen über das Internet
als virtuelle Personen (Avatar) an einer Computeranimation teilnehmen
können, die einer realen Welt nachempfunden ist. In virtuellen Welten
können sich mehrere Nutzer gleichzeitig anmelden, sich unabhängig
voneinander im virtuellen Raum bewegen und miteinander
kommunizieren.
Beispiel: Second Life
Online-Spiele
Computerspiele, die über das Internet mit anderen Nutzerinnen und Nutzern gespielt werden können.
Anhang 2:
Bekanntmachung Veröffentlichung von
Beschäftigtendaten im Interner15
Mit der zunehmenden Kommunikation über das Internet präsentieren sich die meisten Landesbehörden auf einer eigenen Homepage im Internet. Dabei werden in der Regel auch Daten der Beschäftigten aufgeführt. Zur Veröffentlichung personenbezogener Daten der Beschäftigten der Behörden werden die folgenden Hinweise gegeben:
1. Die Veröffentlichung von Beschäftigtendaten im Internet ist insbesondere dann zulässig, wenn
1.1 | die Betroffenen eingewilligt haben (§ 4 NDSG) oder |
1.2 | diese zur Durchführung organisatorischer Maßnahmen erforderlich ist (§ 88 Abs. 1 NBG bzw. § 13 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. § 10 NDSG für nicht beamtete Beschäftigte). |
2. Als erforderlich (s. Nummer 1.2) wird die Veröffentlichung personenbezogener Daten (s. Nummer 1) angesehen bei Personen, deren Tätigkeit nach außen wirkt (z.B. Pressesprecherinnen und Pressesprecher, Angehörige der Behördenleitung, Beauftragte der LReg, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für Projekte mit Bürgerbeteiligung). Diese Auffassung wird bestätigt durch den Beschl. des BVerwG 2 B 131.07 vom 12.8.2008, nach dem Behörden im Rahmen ihres organisatorischen Ermessens auch ohne ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung befugt sind, außenstehenden Benutzern einen Hinweis auf die zuständigen Personen (Beschäftigte) zu geben.
3. Zu den in Nummer 2 genannten Personen dürfen veröffentlicht werden:
- | Name, Vorname |
- | Tätigkeitsbereich (Behördenbezeichnung, Organisationseinheit) |
- | Adresse der Dienststelle |
- | dienstliche Telefonnummer, dienstliche Telefaxnummer |
- | dienstliche E-Mail - Adresse. |
Die Einstellung von Fotos im Internet bedarf der schriftlichen Einwilligung der Beschäftigten (§§ 22 ff. des Gesetzes betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photografie).
4. Sofern personenbezogene Daten von weiteren Beschäftigten(gruppen) veröffentlicht werden sollen, ist im Einzelfall abzuwägen, ob dies dienstlich tatsächlich erforderlich ist. Im Hinblick auf die vielfältigen Möglichkeiten der modernen Informations- und Kommunikationstechniken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und die damit verbundenen Risiken (z.B. Verknüpfung und Bildung von Persönlichkeitsprofilen) sollten auch Alternativen erwogen werden wie neutrale Referats- bzw. Funktionspostfächer (anstelle von persönlichen E-Mail-Adressen) oder Referatsanschriften. Bei Internetangeboten, die eine Kontaktaufnahme mit der Behörde ermöglichen sollen, wird dies in der Regel ausreichend sein.
5. Um die Entscheidung der Dienststelle über die Veröffentlichung personenbezogener Daten einzelner Beschäftigter nachvollziehbar festzuhalten, ist sie aktenkundig zu machen. Die betroffenen Beschäftigten sind von der beabsichtigten Veröffentlichung rechtzeitig in Kenntnis zu setzen. Wenn Betroffene wegen überwiegender schutzwürdiger Belange der Veröffentlichung widersprechen, hat sie zu unterbleiben.
Anhang 3: Behörden-Leitfaden für Bedienstete:
Umgang mit webbasierten sozialen Medien (Social Media)
Im Internet gibt es eine große Anzahl verschiedener Social-Media-Ausprägungen. Typische Ausprägungen sind soziale Netzwerke, Wikis, Blogs, Foren oder Newsgroups. Zur Zeit der Erstellung dieses Leitfadens sind z.B. das soziale Netzwerk Facebook, der Mikroblogging-Dienst Twitter und das Wiki Wikipedia besonders häufig frequentierte Social-Media-Angebote. Die Nutzung von Social Media bietet für die öffentliche Verwaltung interessante Chancen zur Verbesserung der Arbeitserledigung. Eine wachsende Anzahl von Behörden, sowohl in Kommunal- als auch in Landesverwaltungen nutzt diese zusätzlich zur vorhandenen Internetrepräsentanz. Sie birgt aber auch zahlreiche Risiken. Die Nutzung von Social Media durch die Verwaltung sollte daher nur unter Beachtung der folgenden Verhaltensregelungen erfolgen. Dabei wird unterschieden zwischen Regeln für die Nutzung von Angeboten durch Bedienstete und der Bereitstellung von Behördenauftritten in Social-Media-Angeboten.
Verhaltensregeln für die Nutzung von Social Media durch Bedienstete
Verhaltensregeln für die Behördenauftritte in Social Media
- | Telemediengesetz (TMG), z.B. Impressumspflicht |
- | Urheberrechtliche und wettbewerbsrechtliche Regelungen |
- | Dienstrechtliche Regelungen |
- | Personalvertretungsgesetz |
- | Manipulationen müssen verhindert werden. Z.B. muss sichergestellt sein, dass auf Präsentationen der Behörde keine Unbefugten schreibend zugreifen können. |
- | Der Social-Media-Dienst muss dauerhaft zur Verfügung stehen. |
- | Es muss weiterhin eine vollständige, transparente Aktenführung gewährleistet sein17. |
- | Die für geschlossene Benutzergruppen bereitgestellten Daten dürfen nur Befugten zugänglich sein. |
- | Die Unterstützung durch den Social-Media-Dienst sollte durch eine andere Unterstützung ersetzbar sein. |
- | Kontaktdaten der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle. |
- | Zweck und Umfang der Datenverarbeitung und Verbleib der personenbezogenen Daten. |
- | Eingaben, die nicht veröffentlicht werden, möglichst per SSL-Verschlüsselung (https) versenden, um unbefugtes Mitlesen zu verhindern. |
19. Umgang mit Social Plug-ins: Über soziale Erweiterungsmodule (englisch Social Plugins) können Website-Betreiber einfach kleine Anwendungen mit minimalem Programmieraufwand im eigenen Portal integrieren. Die beliebtesten Plug-ins sind der Like Button, die Like Box und die Facebook Comment Box. Der IT-Planungsrat19 des Bundes und der Länder empfiehlt, von der direkten Einbindung von Social Plug-ins ohne Einwilligungsmöglichkeit abzusehen. Wenn Behördenseiten dennoch Links zu Social Media enthalten sollen, müssen daher die Nutzer vor einer Übertragung von Daten ausreichend informiert werden. Dies kann beispielsweise mit dem folgenden Textbaustein erfolgen:
Im Internet werden Lösungen20 beschrieben, wie an sich unzureichende social Plug-ins mithilfe von vorgeschalteten Aktivierungs-Buttons so eingesetzt werden können, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
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Fußnoten:
Schule und Recht in Niedersachsen (www.schure.de) |