Schule und Recht in Niedersachsen

Gesetze, Verordnungen, Erlasse und Kommentare

Schure.de - Schule und Recht
Startseite --- Allgemeine Rechtsgrundlagen --- Haushaltsrecht-Landeshaushalt --- Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen...

Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen; passives Lastschrifteinzugsverfahren
RdErl. d. MF v. 27.9.2012 - 24 23-04211/10 (Nds.MBl. Nr.41/2012 S.968) - VORIS 64100 -
Bezug: RdErl. v. 7.12.2009 (Nds.MBl. 2010 S.37) - VORIS 64100 -

1. Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen im HVS

Das Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen - passives Lastschrifteinzugsverfahren - wird wie folgt gefasst:

1.1 Mit Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfängern, bei denen ein Missbrauch der Einzugsermächtigung nicht zu befürchten ist, kann vereinbart werden, dass die vom Land zu leistende Zahlung im Wege des Lastschrifteinzugs eingezogen wird. Das Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen ist über das dienststellenbezogene Girokonto bei der Nord/LB (in der Regel Konto-Nr. 106 ....) unter Angabe des HVS-Kassenzeichens oder eines Fremdkassenzeichens abzuwickeln. Sind außerdem sog. (fiktive) Unterkonten zu den dienststellenbezogenen Girokonten vorhanden (Konto-Nr. 1900 ....), können Auszahlungen auch zulasten dieser Konten eingezogen werden. Unzulässig ist die Abwicklung des Lastschrifteinzugsverfahrens für Auszahlungen über das zentrale Girokonto der LHK bei der Bundesbank.

1.2 Die Dienststelle erteilt dazu im Haushaltsvollzugssystem (HVS) eine Auszahlungsanordnung mit dem Zahlungsverfahren „MAN” und dem Jahresanordnungssoll. Außerdem ist das Feld „Einzugsermächtigung” zu aktivieren. Es ist darauf zu achten, dass - solange die Einzugsermächtigung fortbesteht - die Aktivierung des Feldes „Einzugsermächtigung” auch in allen Anordnungs- und Änderungsbelegen erfolgt.

Es wird empfohlen, beim Lastschrifteinzug für Auszahlungen ein Vorgangskonto mit der Kennzeichnung „Personenkonto” anzulegen. Die Übertragung des Vorgangskontos in das nächste Haushaltsjahr erfolgt allerdings auch ohne diese Kennzeichnung automatisch mit dem ersten Lastschrifteinzug für das Folgejahr, sofern dieser Einzug über das Kassenzeichen dem Vorgangskonto zugeordnet werden kann. Eine Abwicklung des Lastschrifteinzugs für Auszahlungen über ein Vorgangskonto mit der Kennzeichnung „Daueranordnung” ist wegen des fehlenden Ratenschemas nicht möglich.

Steht das endgültige Jahresanordnungssoll noch nicht fest, ist es zu schätzen. In Ausnahmefällen kann das Anordnungssoll mit „0,- EUR” erfasst werden. Sofern nicht das Jahresanordnungssoll eingesetzt worden ist, muss spätestens unmittelbar nach erfolgtem Lastschrifteinzug der Anordnungsbetrag durch Erteilung einer Änderungsanordnung festgesetzt werden (Sollzugang).

Es ist zu beachten, dass in die Haushaltsmittelkontrolle des HVS nur das Anordnungssoll, jedoch nicht die gebuchten Zahlungen (Ist) einbezogen wird. Bei nicht sofort erteilten Sollzugängen kann es deshalb zu Haushaltsmittelüberschreitungen kommen.

Rechtzeitig vor dem Jahresabschluss muss auf jeden Fall aufgrund der begründenden Unterlagen (Rechnungen usw.) der Jahresanordnungsbetrag zum Soll gestellt sein.

Soweit beim Jahresabschluss für die geleisteten Auszahlungen kein entsprechender Anordnungsbetrag vorhanden ist, führt das zu einer Überzahlung, die im neuen Haushaltsjahr durch einen Sollzugang mit entsprechendem Mittelverbrauch oder durch Rückforderung der Überzahlung ausgeglichen werden muss.

1.3 Bei der Erteilung neuer Einzugsermächtigungen sollte sichergestellt werden, dass der Gläubiger beim Lastschrifteinzug das zu diesem Vorgang automatisch generierte 13-stellige HVS-Kassenzeichen im Verwendungszweck angibt, damit darüber eine automatische Zuordnung der Zahlung zum Vorgangskonto erfolgen kann. Im Fall bereits bestehender Einzugsermächtigungen ist dafür Sorge zu tragen, dass den Gläubigern nach Erteilung neuer Auszahlungsanordnungen das neue Kassenzeichen rechtzeitig vor dem nächsten Einzugstermin mitgeteilt wird. Sollte diese Angabe im Lastschrifteinzug nicht möglich sein, erfasst die Dienststelle anstelle des HVS-Kassenzeichens das Kennzeichen, welches die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger beim Lastschrifteinzug im Feld „Verwendungszweck” angeben wird (z.B. die Kundennummer), als „Fremdkassenzeichen”.

Es wird darauf hingewiesen, dass im Gegensatz zum HVS-Kassenzeichen ein Fremdkassenzeichen am Anfang des Verwendungszwecks beginnen und mindestens 9-stellig sein muss. Gegebenenfalls ist es am Ende mit Nullen aufzufüllen; in diesem Fall erfolgt jedoch keine automatische Zuordnung der Belastungsbuchung, sondern es wird lediglich die manuelle Zuordnung der Vorschussbuchung erleichtert.

Die Verwendung eines Fremdkassenzeichens ist bei einer Sepa-Lastschrift (Nummer 2) nicht zulässig, da über dieses grundsätzlich keine automatische Zuordnung möglich ist.

1.4 Vorbehaltlich einer anderen Regelung durch die Beauftragte oder den Beauftragten für den Haushalt ist die Einzugsermächtigung von der oder dem für die Auszahlung zuständigen Anordnungsbefugten unter Beachtung der VV Nr. 2.4 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO zu erteilen und der Zahlungsempfängerin oder dem Zahlungsempfänger direkt zu übersenden. Ein Mustervordruck für eine Einzugsermächtigung ist als Anlage 1 beigefügt.

Eine Bestätigung der Einzugsermächtigung durch die Nord/LB - z.B. auf Verlangen der Gläubigerin oder des Gläubigers (der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers) - darf nicht eingeholt werden, weil dadurch ein Abbuchungsauftrag entsteht, der nicht zulässig ist und dem nicht widersprochen werden kann.

1.5 Sofern eine automatische Zuordnung der Lastschrift zum Vorgangskonto (Ist-Buchung) wegen fehlender oder fehlerhafter Angabe des Kassenzeichens/Fremdkassenzeichens nicht erfolgt, wird die Lastschrift automatisch auf das Vorschusskonto der Dienststelle gebucht. Die Dienststellen müssen deshalb ihre Vorschusskonten wegen der 8-wöchigen Erstattungsfrist für Lastschrifteinzüge zeitnah überwachen. Dies ist auch wegen der jederzeit möglichen unberechtigten Lastschrifteinzüge geboten. Bei unberechtigten (nicht autorisierten) Lastschriften verlängert sich die Erstattungsfrist auf 13 Monate. Wird ein unberechtigter Einzug eines Betrages festgestellt, ist unverzüglich über die Session „Vorschüsse aufklären” der betreffende Vordruck für den Widerspruch aus dem HVS auszudrucken und der LHK so rechtzeitig zuzuleiten, dass diese der Lastschrift innerhalb der Frist widersprechen kann.

Der Widerspruch kann nur von der LHK als Kontoinhaberin rechtswirksam erfolgen. Die Gutschrift der widersprochenen Lastschrift wird dem Vorgangskonto automatisch zugeordnet und direkt gebucht, wenn rechtzeitig vor dem Geldeingang eine Annahmeanordnung - E55 bzw. E59 - erteilt und journalisiert worden ist. Ansonsten löst die Gutschrift eine Buchung im dienststellenbezogenen Verwahrkonto aus.

2. SEPA-Lastschrift

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Verbraucherkreditrichtlinie, des zivilrechtlichen Teils der Zahlungsdiensterichtlinie sowie zur Neuordnung der Vorschriften über das Widerrufs- und Rückgaberecht vom 29.7.2009 (BGBl. I S.2355) ist die Richtlinie 2007/64/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13.11.2007 über Zahlungsdienste im Binnenmarkt, zur Änderung der Richtlinien 97/7/EG, 2002/65/EG, 2005/60/EG und 2006/48/EG sowie zur Aufhebung der Richtlinie 97/5/EG - sog. Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive, PSD) - in deutsches Recht umgesetzt worden.

Neben dem bisherigen Lastschriftverfahren im deutschen Zahlungsverkehrsraum ist für den Lastschriftverkehr im Bereich des gemeinsamen „europäischen” Zahlungsverkehrsraum SEPA (Single Euro Payments Area) zum 1.11.2009 die europäische mandatsgestützte Lastschrift (SEPA Direct Debit, SDD) eingeführt worden. Die NORD/LB ist - als Mitglied im Sparkassen- und Giroverband (DSGV) - dem SEPA-Lastschriftabkommen beigetreten und ist für SEPA-Lastschriften - Core-SDD - erreichbar. Somit können die Landesdienststellen Lastschriftmandate an Gläubiger erteilen, wenn sie hierzu aufgefordert werden.

Das nationale Lastschriftverfahren, wird ab dem 1.2.2014 (Verordnung [EU] Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14.3.2012) vom SEPA-Lastschriftverfahren abgelöst. Bis dahin können sowohl das bisherige nationale Lastschriftverfahren als auch das SEPA-Lastschriftverfahren parallel genutzt werden.

2.1 Die Landesdienststellen können eigenständig, ohne Einbindung der LHK als Kontoinhaber, Lastschriftmandate (Basis-Lastschriftmandate) an Gläubiger erteilen. Die Erteilung eines Firmenlastschriftmandats (B2B-Mandat) ist nicht zulässig, da diesem nicht widersprochen werden kann.

2.2 Das Sepa-Lastschriftmandat muss vom Gläubiger als solches gekennzeichnet werden. Es muss den Gläubiger, dessen Gläubigeridentifikationsnummer und Mandatsreferenz sowie einen Text, der den Gläubiger zum Einzug ermächtigt und die bezogene Bank zur Einlösung anweist, enthalten. Die Sepa-Lastschrift ist zwingend schriftlich zu erteilen.

Die Landesdienststelle trägt die jeweilige IBAN (International Bank Account Number) und den BIC (Business Identifier Code) des entsprechenden Dienststellenkontos ein und sendet das Mandat unterschrieben an den Gläubiger zurück. Die IBAN des jeweiligen 106er-Girokontos bzw. 1900er-Untergirokontos sowie den BIC der NORD/LB teilt die LHK den Dienststellen bei Bedarf mit.

Der Beginn des Einzuges eines SEPA-Lastschriftmandates ist den Landesdienststellen vom Gläubiger in geeigneter Weise mitzuteilen (Pre-Notifikation).

2.3 Bis zum 31.1.2014 können in einem sog. Kombimandat sowohl die bisherigen Einzugsermächtigungen als auch Sepa-Lastschriftmandate kombiniert werden. Dies berechtigt den Gläubiger, sowohl im nationalen Lastschriftverfahren als auch im SEPA-Lastschriftverfahren Lastschriften einzuziehen. Den Wechsel vom nationalen Lastschriftverfahren auf das SEPA-Lastschriftverfahren muss der Gläubiger in geeigneter Weise schriftlich mitteilen (Pre-Notifikation).

Ein solches Kombimandat kann von den Landesdienststellen, ohne Einbindung der LHK als Kontoinhaber, erteilt werden.

2.4 Zum 9.7.2012 sind die geänderten AGB der NORD/LB in Kraft getreten, die vorsehen, dass schriftliche Einzugsermächtigungen des bisherigen nationalen Lastschriftverfahrens in SEPA-Lastschriftmandate übergeleitet werden können. Die Erteilung einer Einzugsermächtigung im Internet reicht hierzu nicht aus und hat zwingend die schriftliche Einholung eines SEPA-Lastschriftmandats zur Folge. Wenn der Gläubiger hiervon Gebrauch machen will, hat er unter Angabe von Gläubigeridentifikationsnummer und der Mandatsreferenz den Beginn des SEPA-Lastschrifteinzugs anzuzeigen. Das Datum dieser Anzeige gilt als Datum des Mandats.

Diese Überleitungen können von den Dienststellen, die die bisherige Einzugsermächtigung erteilt haben, ohne Einbindung der LHK als Kontoinhaber übernommen werden.

2.5 Bei der Erteilung eines Sepa-Lastschriftmandats sollte sichergestellt werden, dass der Gläubiger beim Lastschrifteinzug das zu diesem Vorgang bei Erfassung der Auszahlungsanordnung im HVS automatisch generierte 13-stellige HVS-Kassenzeichen im Verwendungszweck angibt, damit darüber eine automatische Zuordnung der Belastung zum Vorgangskonto erfolgen kann.

2.6 Die SEPA-Lastschriftmandate sind bei den Dienststellen aufzubewahren und dem MF bzw. der LHK bei Bedarf vorzulegen.

2.7 Ein Mustervordruck für ein SEPA-Basislastschriftmandat ist als Anlage 2, ein Mustervordruck für ein Kombimandat ist als Anlage 3 beigefügt.

2.8 Zum aktiven Sepa-Lastschrifteinzug wird darauf hingewiesen, dass es der LHK zurzeit nicht möglich ist, SDD-Einzugsaufträge aus dem HVS zu generieren oder aus Vorverfahren der NORD/LB zur Gutschrift auf ihre Girokonten vorzulegen. Sobald dies möglich ist, werden die zur Vorbereitung und Durchführung notwendigen Regelungen erlassen.

3. Einsatz von Postcards

Die Nutzung von Postcards durch Landesdienststellen wird gemäß Nummer 2.3 zu den VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO zugelassen. Dabei sind die für das Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen bzw. SEPA-Lastschrift (siehe Nummern 1 und 2 dieses RdErl.) getroffenen sowie die nachfolgenden Regelungen zu beachten.

3.1 Bei der Postcard handelt es sich um eine Kundenkarte, mit der eine Person alle von der Post angebotenen Dienstleistungen und Waren über ein Lastschrifteinzugsverfahren bezahlen kann. Die mit einer Postcard getätigten Umsätze werden von der Post tagesaktuell per Lastschrift vom Girokonto des Kunden eingezogen.

3.2 Bargeldabhebungen mit der Postcard sind nicht möglich.

3.3 Die Dienststelle macht in dem von der Post bereitgestellten Vordruck für den Auftrag zur Postcard u.a. folgende Angaben:

3.3.1 ein Tageslimit, das die Entgelte für die von der Post zu erbringenden Leistungen abdeckt;
3.3.2 Lastschrifteinzug zulasten des dienststellenbezogenen (Einnahme-)Girokontos bei der Nord/LB (Konto-Nr. 106… … oder Konto-Nr. 1900 … …);
3.3.3 als „Buchungstext” für den Lastschrifteinzug ist unbedingt das HVS-Kassenzeichen der Auszahlungsanordnung anzugeben;
3.3.4 die Zuteilung einer persönlichen Geheimzahl (PIN) darf nicht beantragt werden.

3.4 Postcards dürfen nur zu dienstlichen Zwecken eingesetzt werden. Die Nutzer der Postcard sind hierauf ausdrücklich hinzuweisen.

3.5 Die Nutzung der Postcard ist unterschriftlich zu vollziehen. Eine Ausfertigung des unterschriebenen Belegs dient der Dienststelle als zahlungsbegründende Unterlage für die Änderungsanordnung (Sollzugang).

3.6 Eine Nutzung unter Einsatz einer PIN ist nicht zulässig.

3.7 Der Nutzer der Postcard darf an der Erteilung der entsprechenden Kassenanordnungen nicht beteiligt werden (§ 77 LHO).

3.8 Diebstahl oder Verlust der Postcard sind sofort der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB Postcard) genannten Stelle telefonisch anzuzeigen und schriftlich zu bestätigen.

4. Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 27.9.2012 in Kraft und mit Ablauf des 31.12.2017 außer Kraft. Der Bezugserlass tritt mit Ablauf des 26.9.2012 außer Kraft.

_________________
An die
Dienststellen der Landesverwaltung


Anlage 1

Einzugsermächtigung

Einzugsermächtigung

Anlage 2

SEPA-Basislastschrift (Core)-Mandat

SEPA-Basislastschrift (Core)-Mandat

Anlage 3

KOMBIMANDAT

Zur Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA-Lastschriftmandats

Zur Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA-Lastschriftmandats
Zum Seitenanfang
Schule und Recht in Niedersachsen (www.schure.de)