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Übernahme von Schriftgut der Landesverwaltung durch die Staatsarchive (Übernahmeordnung)
RdErl. d. StK vom 18.Dezember 1995 - 203-12 024 (Nds.MBl. S.292) - VORIS 22560 02 00 02 003 -
- Im Einvernehmen mit den übr. Min. -
Bezug:
a) RdErl. v. 22.4.1974 (Nds.MBl. S.995) - VORIS 22560 00 00 02 010 -
b) RdErl. v. 2.3.1978 (Nds.MBl. S.454), geändert durch RdErl. v. 31.1.1980 (Nds.MBl. S.265) - VORIS 22560 00 00 02 012 -

I.
Allgemeines

1. Grundlagen, Geltungsbereich

Diese Ordnung regelt auf der Grundlage des NArchG vom 25.5.1993 (Nds.GVBl. S.129) und der dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften (RdErl. vom 10.1.1995, Nds.MBl. S.167, im folgenden: VV) die Übernahme von Schriftgut der Dienststellen der Landesverwaltung und der in §1 Abs.2 NArchG genannten juristischen Personen des Privatrechts durch die niedersächsischen Staatsarchive.

2. Zuständigkeiten

Es sind zuständig

2.1 für die obersten Landesbehörden und zentralen Fachbehörden das Hauptstaatsarchiv in Hannover

2.2 für die übrigen in §1 genannten Stellen

II.
Anbietung und Übernahme

3.Anbietungsverfahren

3.1 Die Anbietung ist geregelt in §3Abs.1 bis 4 NArchG i.V.m. den Nrn.3 bis 7 der VV. Nach Maßgabe dieser Bestimmungen übersenden die in §1 NArchG genannten Stellen dem Staatsarchiv, sofern dieses nicht generell oder im Einzelfall auf die Anbietung verzichtet hat (§3 Abs.4 Satz 2 NArchG), Verzeichnisse in zweifacher Ausfertigung über das anzubietende Schriftgut nach dem Muster der Anlage 1. Stellen, die ihre Registratur automatisiert verwalten, genügen der Anbietungspflicht, indem sie nach Absprache mit dem Staatsarchiv (Nr.3 der VV) diesem die Registraturdaten nach dem Muster der Anlage 2 auf elektronischem Weg übermitteln oder, falls dies nicht möglich ist, Verzeichnisse über diese Daten in zweifacher Ausfertigung nach dem Muster dieser Anlage übersenden. Für Stellen, die ihr Schriftgut als automatisierte Datei führen, gilt Satz 3 entsprechend. Bei gleichförmigem Massenschriftgut *) können die anbietenden Stellen die Verzeichnisse nach dem Muster der Anlage 3 fertigen.

3.2 Das Staatsarchiv trifft die Entscheidung, welches Schriftgut Archivgut ist, auf der Grundlage der ihm nach Nr.3.1 übermittelten Informationen. Es kann dabei die Bewertungen der anbietenden Stelle in seine Entscheidung einbeziehen sowie selbst Einsicht in das angebotene Schriftgut und die dazugehörigen Findmittel der Registraturen nehmen. Die Ordnung und Lagerung des Schriftgutes bei der anbietenden Stelle bleiben bis zum Abschluss des Verfahrens unverändert. Im übrigen gilt Nr.6.1 der VV.

3.3 Das Staatsarchiv gibt der anbietenden Stelle durch Rücksendung eines entsprechend gekennzeichneten Verzeichnisses oder auf sonst geeignete Weise bekannt, welches Schriftgut von ihm als Archivgut übernommen wird.

4. Übernahmeverfahren

Die Stelle, von der das Archivgut übernommen wird, liefert dieses zusammen mit einem Abgabeverzeichnis in zweifacher Ausfertigung an das Staatsarchiv ab. Das Abgabeverzeichnis ist nach dem Muster der Anlage 1 zu fertigen und enthält nur das vom Staatsarchiv zur Übernahme ausgewählte Archivgut. Als Abgabeverzeichnis kann auch das im Anbietungsverfahren nach dem Muster der Anlage 1 gefertigte Verzeichnis verwandt werden, wenn das vom Staatsarchiv zur Übernahme ausgewählte Archivgut darin gekennzeichnet ist. Wird die Registratur automatisiert verwaltet, sind nach Absprache mit dem Staatsarchiv diesem die Registraturdaten des Archivgutes nach dem Muster der Anlage 2 auf elektronischem Weg zu übermitteln oder, sofern dies nicht möglich ist, Verzeichnisse über diese Daten in zweifacher Ausfertigung nach diesem Muster zu übersenden. Wird das Archivgut als automatisiert geführte Datei übernommen, gilt Satz 4 mit der Maßgabe, dass den Registraturdaten nach Absprache mit dem Staatsarchiv eine technische Beschreibung der Struktur der automatisierten Datei beizufügen ist. Die technische Beschreibung muss mindestens die Anzahl der Datensätze angeben, eine ausreichende Beschreibung der Datenstruktur und des Satzaufbaus liefern sowie bei codierten Daten vollständige Codelisten enthalten.

4.2 Die abliefernde Stelle trägt die Kosten der etwa erforderlichen Verpackung und Verschnürung des Archivgutes sowie des Transportes oder der postalischen Versendung zum Staatsarchiv.

4.3 Das Staatsarchiv bestätigt die Übernahme schriftlich unter Rücksendung einer Ausfertigung des Abgabeverzeichnisses und Angabe der archivischen Bestandssignatur.

III.
Schlussvorschrift

Die Bezugserlasse werden aufgehoben.

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*) z.B. Prozessakten der Gerichte, Einheitswertakten der Finanzämter, Krankenakten der Landeskrankenhäuser.

Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3