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Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG
RdErl. d. MK v. 2.1.2012 - 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560 -
- Im Einvernehmen mit der StK und dem MI -

1. Allgemeines

Nach § 17 Abs. 2 NDSG sind personenbezogene Daten zu löschen oder an das zuständige Archiv abzugeben, wenn ihre Kenntnis zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist; für personenbezogene Daten in Akten gilt dies ggf. nach Maßgabe der für die Aufbewahrung der gesamten Akte geltenden Vorschriften.

Dieser RdErl. regelt einheitlich

- die Aufbewahrungsfristen für Schriftgut der Schulen und
- die Löschungsfristen für in den Schulen gespeicherte personenbezogene Daten unabhängig von der Art der Speicherung.

Schriftgut i.S. dieses RdErl. sind alle bei der Verwaltung in den Schulen anfallenden Akten, Urkunden, Schriftstücke, Druckwerke, Karteien, Listen, Pläne, Zeichnungen, Karten, Bilder und dergleichen; Schriftgut sind auch elektronische Speichermedien mit den entsprechenden Informationen.

2. Ausnahmen vom Geltungsbereich

Dieser RdErl. gilt nicht

2.1 für Schriftgut in Angelegenheiten des Schulträgers; darüber bestimmt der Schulträger;
2.2 für Personalnebenakten und Personalaktendaten der Lehrkräfte und der in § 53 Satz 1 NSchG genannten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; die Aufbewahrungsfristen für diese Daten ergeben sich für Beamtinnen und Beamte aus § 94 NBG, für Beschäftigte aus dem NDSG;
2.3 soweit in Rechtsvorschriften oder in spezielleren Erlassen des MK abweichende Aufbewahrungs- oder Löschungsfristen konkret bestimmt sind.

3. Aufbewahrungs- und Löschungsfristen

Die Aufbewahrungs- und Löschungsfristen sind nachstehend aufgeführt.

  Art des Schriftgutes Aufbewahrungs- und Löschungsfristen
3.1 Schriftgut mit personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Erziehungsberechtigten
3.1.1 Namenslisten mit Aufnahmejahr und Abgangsjahr unbegrenzt
3.1.2 Anschriften und Telefonnummern (ggf. aktualisiert) unbegrenzt, wenn die Betroffenen zugestimmt haben (anderenfalls siehe Nummer 3.1.8)
3.1.3 Entwürfe oder Zensurenlisten zu Prüfungs-, Abschluss- oder Abgangszeugnissen 50 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, indem sie entstanden sind
3.1.4 Abiturprüfungsakten (einschließlich Abiturprüfungsarbeiten) sowie Prüfungsakten über Abschlüsse im Sekundarbereich I - einschließlich Abschlussprüfungsarbeiten -, soweit nicht Nummer 3.1.3 10 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in dem sie entstanden sind
3.1.5 Dokumentationen der individuellen Lernentwicklung 4 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerinnen und Schüler den Sekundarbereich I verlassen haben
3.1.6 von Schülerinnen und Schülern selbst gefertigtes Schriftgut (Klassenarbeiten und Ähnliches, soweit nicht Nummer 3.1.4) 2 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in dem es entstanden ist
3.1.7 Schriftgut mit Angaben über einzelne Schülerinnen, Schüler oder Erziehungsberechtigte, das für den weiteren Bildungsgang nicht von Bedeutung ist (z.B. Krankmeldungen, Entschuldigungsschreiben, Anträge auf Unterrichtsbefreiung, Mitteilungen der Erziehungsberechtigten) 1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in dem es entstanden ist
3.1.8 anderes Schriftgut mit Angaben über
- einzelne Schülerinnen oder Schüler
- Klassen, Gruppen oder Jahrgänge
(z.B. Entwürfe oder Zensurenlisten zu Zeugnissen, soweit nicht Nummer 3.1.3 oder 3.1.5, Klassenbücher)
1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in dem diese die Schule oder - bei organisatorisch zusammengefassten Schulen - die jeweilige Schulform verlassen haben
3.2 Schriftgut mit personenbezogenen Daten von Lehrkräften, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach § 53 Satz 1 NSchG, Bewerberinnen und Bewerbern (soweit es sich nicht um Personalaktendaten handelt, vgl. Nummer 2.3)
3.2.1 Namenslisten mit Beginn und Ende der Tätigkeit an der Schule unbegrenzt
3.2.2 Anschriften und Telefonnummern (ggf. aktualisiert) unbegrenzt, wenn die Betroffenen zugestimmt haben (andernfalls siehe Nummer 3.2.3)
3.2.3 Daten des vom MK im Rahmen der Erhebung zur Unterrichtsversorgung vorgegebenen Lehrkräfteverzeichnisses sowie
a) Privatanschrift,
b) Telefon,
c) Schwerbehinderung,
d) Zusatzqualifikationen,
e) Neigungsfächer,
wenn die Datensätze einzelner Personen vernichtet oder gelöscht werden können
3 Monate nach Ablauf des Schulhalbjahres, in dem die Tätigkeit an der Schule beendet wurde
3.2.4 Verzeichnisse nach Nummer 3.2.3, wenn die Datensätze einzelner Personen nicht vernichtet oder gelöscht werden können („Sammellisten")
Verzeichnisse mit anderen personenbezogenen Daten
personenbezogene Einzelvorgänge
1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in dem sie entstanden sind, darüber hinaus nur mit Zustimmung der Betroffenen
3.3 Anderes Schriftgut (in dem es nicht vorrangig um Angelegenheiten einzelner Personen geht)
3.3.1 Schulchronik, Jahresberichte unbegrenzt
3.3.2 Schriftwechsel mit den Aufsichtsbehörden 10 Jahre
3.3.3 Aufgabenstellung bei Abschlussprüfungen 10 Jahre
3.3.4 Zusammenarbeit mit
a) Schüler- und Elternvertretungen,
b) Vereinen, Verbänden, Organisationen,
c) Institutionen,
d) Partnerschulen, Patenschulen
10 Jahre
3.3.5 Konferenzprotokolle 10 Jahre
3.3.6 anderes Schriftgut 1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in dem das Schriftgut entstanden ist.

Die Fristen nach Nummer 3.3 dürfen überschritten werden, wenn es aus sachlichen Gründen erforderlich ist (z.B. Schriftwechsel oder Konferenzbeschlüsse mit zeitlich nicht begrenzter Bedeutung).

4. Verbleib des Schriftgutes und der Daten

4.1 Grundsätzlich ist das Schriftgut nach Ablauf der in Nummer 3 bestimmten Frist dem im Landesarchiv jeweils zuständigen Staatsarchiv oder dem zuständigen Kommunalarchiv zur Übernahme anzubieten. Spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung muss gemäß § 3 Abs. 1 NArchG jegliches Schriftgut zur Übernahme angeboten werden. Die Staatsarchive bestimmen jedoch im Einvernehmen mit den Kommunalarchiven in ihrem Zuständigkeitsbereich die Schulen, die Schriftgut zur Übernahme anzubieten haben, und das Schriftgut, das anzubieten ist. Im Übrigen bestimmen die Kommunalarchive, welche Schulen ihnen welches Schriftgut anzubieten haben.

4.2 Wird das Schriftgut nicht von einem Archiv übernommen, ist es nach Ablauf der in Nummer 3 bestimmten Frist zu vernichten oder, wenn es sich um elektronische Speichermedien handelt, zu löschen.

Schriftliche Arbeiten (einschließlich Prüfungsarbeiten) können den Verfasserinnen und Verfassern überlassen werden.

Die Vernichtung ist in Absprache mit dem Schulträger durchzuführen, der nach § 113 NSchG auch die Kosten trägt.

Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) auf elektronischen Speichermedien ist so unkenntlich zu machen, dass es auch über das Betriebssystem nicht rekonstruiert werden kann; das gilt auch für Sicherungsdateien.

4.3 Wird das Schriftgut von einem Archiv übernommen, kann es von der Schule weiterhin genutzt werden (§ 5 Abs. 7 Satz 2 i.V.m. § 7 Abs. 3 Satz 2 NArchG). Für Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) gilt dies nur, soweit die in Nummer 3 bestimmte Frist noch nicht abgelaufen ist.

5. Löschung personenbezogener Daten bei automatisierter Textverarbeitung

Personenbezogene Daten in Dateien, die ausschließlich aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, z.B. bei automatisierter Textverarbeitung, sind spätestens drei Monate nach der Aufnahme in die Verarbeitungsdatei zu löschen.

6. Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt mit Wirkung vom 1.1.2012 in Kraft und mit Ablauf des 31.12.2017 außer Kraft.

_________
An
die Schulen
die Niedersächsische Landesschulbehörde das Niedersächsische Landesarchiv
Nachrichtlich:
An die
Schulträger

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