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Führung von Nebenakten zu Personalakten (Personalnebenakten) in öffentlichen Schulen
Erl. d. MK v. 22.06.1999- 104-03 001(14) (SVBl.7/1999 S.149) - VORIS 20480 00 00 07 010-

Die Übertragung bestimmter beamtenrechtlicher Befugnisse auf die Schulen macht es erforderlich, folgende Hinweise zur Führung von Nebenakten als weitere Personalakten (sog. Personalnebenakten) zu geben:

1. Zur Erfüllung der Schulleitungsaufgaben führt jede Schulleiterin und jeder Schulleiter über die an ihren Schulen beschäftigten Lehrkräfte sowie über die übrigen in einem unmittelbaren Dienstverhältnis zum Land stehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Schulen (§53 Satz 1 Niedersächsisches Schulgesetz) Personalnebenakten. Hierbei handelt es sich um Personalakten, die Unterlagen enthalten, deren Inhalt sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befindet.
Es ist daher sicherzustellen, dass die jeweiligen Unterlagen im Original oder als Doppel zur Aufnahme in die Grund- oder Teilakte an die zuständige Bezirksregierung weitergeleitet werden.
Bei der Aktenführung bitte ich darauf zu achten, dass nur solche personenbezogenen Daten in die Akte aufgenommen werden, die in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis der Bediensteten stehen (Personalaktendaten) und deren Kenntnis zur Bearbeitung der Personalvorgänge in der Schule erforderlich ist. Eine beispielhafte Aufzählung dieser Daten ergibt sich aus der Anlage.

2. Der Kreis der Zugangsberechtigten ist eng zu halten. Zugriff auf die Nebenakten hat neben der Schulleiterin oder dem Schulleiter auch deren ständige Vertreterin oder ständiger Vertreter; Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Schulsekretariats können nach Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters zur Aktenführung herangezogen werden.

3. Wird die oder der Bedienstete an eine andere Schule abgeordnet oder versetzt, so ist die Personalnebenakte an die aufnehmende Schule abzugeben. Bei einer Versetzung in ein anderes Bundesland sowie nach Beendigung befristeter Beschäftigungsverhältnisse ist die Nebenakte an die Bezirksregierung abzugeben, die die Grundakte führt.
Die Personalnebenakte ist spätestens drei Monate nach Ausscheiden der oder des Bediensteten aus dem Landesdienst zu vernichten.

4. Aufzeichnungen über Anhaltspunkte für etwaige Dienstvergehen sind nach Abschluss des betreffenden Verfahrens bei der zuständigen Bezirksregierung vollständig an diese abzugeben, damit der entsprechende Teilvorgang zusammen mit dem Hauptvorgang dort aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden kann.

5. Die Verarbeitung der Personalaktendaten in automatisierten Dateien ist unzulässig.
Zu Zwecken der Textverarbeitung (Schriftverkehr) im Rahmen der Bearbeitungsbefugnisse wird die automatisierte Verarbeitung gestattet, wobei diese Texte nach drei Monaten zu löschen sind.
Auf die besonderen Rechts- und Verwaltungsvorschriften wird verwiesen.

6. Personenbezogene Daten, die zu Zwecken verarbeitet werden, die zwar die dienstlichen Verhältnisse der Bediensteten berühren, vorrangig jedoch einem anderen prägenden Zweck dienen (z.B. Aufstellung von Stunden-, Aufsichts-, Vertretungs- und Prüfungsplänen, Vorgänge über Störungen in der Zusammenarbeit von Lehrkräften), sind in Sachakten abzulegen. Insoweit handelt es sich auch dann nicht um Personalaktendaten, wenn die für andere Zwecke verwendeten Daten mit den Personalaktendaten identisch sind.

7. Auf die Bestimmungen der §§101-101h des Niedersächsischen Beamtengesetzes wird hingewiesen.

Anlage

Inhalt von Personalnebenakten (beispielhafte Aufzählung)

I. Persönliche Angaben

1. Name, Geburtsdatum, Vorname(n), Akademischer Grad
2. Geburtsdatum
3. Familienstand, Kinderzahl
4. Konfession
5. Privatanschrift, Telefon
6. Schwerbehinderung (Grad der Behinderung, Gültigkeitsdauer der Anerkennung)
7. Mutterschutz
8. Teilzeitbeschäftigung (Umfang und Dauer)
9. Beurlaubung (Grund und Dauer)

II. Ausbildung, sonstige Tätigkeiten, besondere Fähigkeiten

1. Laufbahndaten (Lehramt, Lehrbefähigungen, vocatio/missio canonica, Amts-/Dienstbezeichnung)
2. Zusatzqualifikationen
3. Fächerkombination/Neigungsfächer
4. Rechtsverhältnis (z. B. Beamtin oder Beamter auf Lebenszeit oder auf Probe, Lehrkraft mit unbefristetem BAT-Vertrag)
5. Besoldungs- oder Vergütungsgruppe, Tätigkeitsbereich, Unterrichtsfächer, Eingruppierungsmerkmale nach der Vergütungsordnung oder den Eingruppierungs- oder Vergütungserlassen, sonstige Qualifikationen
6. Besondere Kenntnisse und Erfahrungen (nur mit Einverständnis der oder des Bediensteten)
7. Nebentätigkeit (einschließlich einer Nebentätigkeit unter Entlastung im Hauptamt)
8. Berufung in Gremien

III. Tätigkeiten an der Schule

1. Regelstundenzahl oder entsprechende arbeitsvertraglich Festlegung der Unterrichtsverpflichtung
2. Ermäßigungs- und Anrechnungsstunden (Grund und Umfang)
3. Freistellungs- und Entlastungsstunden (Grund und Umfang)
4. Arbeitszeitkonto (verpflichtendes und freiwilliges, Umfang und Dauer)
5. Flexibler Unterrichtseinsatz
6. Mehrarbeit (einschließlich Vergütungssatz)
7. Besondere Funktionen, Sonderaufgaben
8. Tätigkeit an einer anderen Schule oder Behörde/Einrichtung

IV. Weitere Angaben

Mitteilungen der Schulaufsicht